【第3回 動物病院向け 予約システム活用講座】【システム選び】自院に最適な時間予約システムとは？選び方のポイントとおすすめ比較
動物病院を経営されている院長先生、日々の診療と経営の両立、本当にお疲れ様です。
前回のコラムでは、予約システム導入前の注意点と解決方法について解説いたしました。
今回は、業務の効率化と患者さま満足度向上に直結する「時間予約システム」の選び方について詳しく解説します。
動物病院の経営において、システム選びは単なる導入作業ではなく、将来的な収益や評判を左右する重要な決定です。
目次
システム選びのポイント
自院に最適な時間予約システムを選ぶために、まずは以下のポイントを押さえましょう。
―― 1. 操作性とユーザビリティ
スタッフだけでなく患者さまも直感的に操作できることが重要です。
予約受付や変更、キャンセルの手続きがスムーズに行えるかを確認しましょう。
―― 2. 機能性
自動リマインド通知機能が搭載されているかどうか、予約前日や当日に通知が自動送信されるかはうっかりキャンセル防止のためにも必要です。
複数の獣医師やスタッフ複数の診察や検査、トリミングなどといったスケジュールに対応できるかも確認が必要です。開業当初は診察や検査のみだけでも、業務が拡大していくにつれ、トリミングやしつけ教室などの別メニューが増えていくことも考えられます。先々に考えられることにも拡張して対応できる機能があるかも大切なポイントになります。
リアルタイムで待合室の待ち時間の状況把握が可能かも必要な機能のひとつです。緊急対応のペットの処置などで予約の診察が遅れた時などに、予約の方どの人がどれだけ待合室でお待ちになっているか、の目安になります。
また、動物病院のホームページやSNS、特に国民の8割が利用しているLINEとの連携して、予約受付を様々な入口から受け付ける仕組みがあるかどうかの確認も必要です。難しい操作、複雑な登録、見づらい予約画面などといったことだけで飼い主さんが予約をあきらめてしまいかねないので、飼い主さんの操作性が良いということはとても大切なポイントです。
―― 3. 連携性
予約管理だけを単体の専用PCなどで行うのではなく、既存の電子カルテや会計システムと連携し、予約システムから電子カルテに連携し、予約情報をつなぐことができるかも大事なポイントです。自院のＨＰから予約専用サイトに飛んで予約を取得してもらう手段だけでなく、LINEなどと連携してそこからも予約ができるかなどの機能も、再診率UPと言う意味で経営的に非常なポイントになります。
――4. 飼い主さんの操作性
飼い主さんの操作性が高いことは必須です。例えば予約取得はもちろん、その変更、キャンセルが簡単に行えるユーザーフレンドリーな仕組み、そして分かりやすい画面、ご高齢の飼い主さんでも簡単に扱えるようなシンプルさも必須のチェックポイントかもしれません。また、5年前と比べてスマートフォンからのご予約が激増しています。病院によっては、80％以上の人が自院サイトをスマートフォンで確認している、とのデータもありました。予約システムもスマートフォン対応ができることが必須です。
―― 5. 導入コストとサポート体制
初期の導入費用と月額料金が予算内であるかはとても大切なポイントです。ただ、なんでも安ければ安いほど良いと結果的に安かろう、悪かろうなシステムを導入しても意味がありません。かといって、高額なシステムだからなんでも素晴らしい、と言うわけでもありません。まずは、オンライン予約システムで本当にやりたいこと、やるべきこと、を明確にし、それらを実現できそうなものとのバランスをみて、適正だと判断したものが適正予算だと思います。
また、導入後のサポート体制やトラブル時の対応も費用に含まれているか、無料サポート、有料サポートの内容もしっかり確認しましょう。
おすすめの時間予約システムと比較
こちらは、【Animary byGMO】を例にとり、代表的なポイントを比較します。
| 比較項目 | Animary | A社 | B社 |
|---|---|---|---|
| 操作性 | 直感的なUI設計 | やや操作複雑 | カスタマイズ性高い |
| 機能 | 自動リマインド・待ち時間管理 | 予約管理のみ | 連携機能豊富 |
| 連携性 | カルテ・会計と連携可能 | 単独システム | API対応可能 |
| 患者対応 | Web・スマホ対応 | PC中心 | SNS連携あり |
| 料金 | 月額1,980円～のプランあり | 月額10,000円～ | 高めだが高機能 |
※実際の導入に際しては、詳細な見積もりやトライアル期間を設け、操作性やレスポンスを確認しましょう
実際に予約システムを選ぶ際の具体的なステップ
1. ニーズの整理
- どの業務を効率化したいか、患者さまからの問い合わせや予約受付の状況はどうかなどを洗い出します。
2. 複数のシステムを比較
- 上記ポイントを基準に、自院の規模やスタッフ構成に合ったシステムをリストアップ。
3. デモ体験・トライアル利用
- 複数の候補から無料トライアル期間を活用し、実際の操作やスムーズさを確認します。
4. 導入後のサポート体制を確認
- トラブルや更新対応などのサポート内容を詳細に確認しましょう。
5. 導入決定とスタッフ研修
- スタッフへの操作説明や研修を行い、円滑な運用を開始します。
まとめ
適切な時間予約システムを選ぶことは、動物病院経営の効率化と収益アップを実現する第一歩です。
自院の規模やニーズに合ったシステムを慎重に選び、導入・運用を進めてください。
導入後は、患者満足度向上とともに、スタッフの負担軽減や待ち時間の短縮による信頼の獲得にもつながります。
今後の動物病院経営において、時間予約システムは欠かせないパートナーとなるでしょう。
次回は、「【第4回 集患戦略】オンライン予約を活用した集患術！SEO対策、SNS、Web広告まで」について詳しく解説します。
お楽しみに！
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